Vừa qua, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn.
 |
Thông tư này quy định về nguyên tắc, nội dung, chế độ trách nhiệm việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã).
Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã bao gồm các hồ sơ, tài liệu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và hồ sơ, tài liệu của các tổ chức, đoàn thể cấp xã. Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ UBND cấp xã là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội, giáo dục, quốc phòng, an ninh, khoa học và công nghệ được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã qua các thời kỳ lịch sử. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ UBND cấp xã là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính.
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ UBND cấp xã bao gồm các công việc về quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã.
Theo quy định, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã phải được quản lý tập trung tại Lưu trữ UBND cấp xã. Các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ về thu thập; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phải được thực hiện thống nhất theo các quy định tại Thông tư này và của pháp luật hiện hành.
Bên cạnh đó, Thông tư cũng quy định rõ về trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu: Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương.
Thời hạn giao nộp vào Lưu trữ UBND cấp xã: tài liệu hành chính sau 01 năm kể từ khi công việc kết thúc; tài liệu xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán; tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc. Bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Trường hợp các bộ phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi Lưu trữ cấp xã nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm.
Tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức UBND cấp xã và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm trực tiếp phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cấp xã. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.
Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ban hành. HĐND và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này./.
